Když firemní agenda leze krkem, pomůže informační systém
Spousta lidí, kteří dnes mají ve firmách hlavní slovo, je zakládala ještě v devadesátkách. Léta praxe, jméno, které něco znamená, klientela vybudovaná za desítky let. Jenže ještě jedna věc se za tu dobu změnila víc než cokoli jiného — způsob, jakým se vede agenda.
Zdroj: saul.cz
Kdo začínal s šanony a kalkulačkou, ví, o čem je řeč. Dnes po firmě stejné velikosti chce stát přiznání k DPH elektronicky, banka komunikuje přes počítač a faktura odchází e-mailem. Není to nutně horší. Je to jen jiné. A dá se na to zvyknout, pokud má člověk nástroj, který mu práci usnadní, ne přidělá.
Vše na jednom místě, bez hledání
Tady přichází na řadu informační systém. Zjednodušeně řečeno je to program, který drží celou firmu pohromadě — účetnictví, sklad, majetek, smlouvy i obchod. Místo deseti sešitů a tří krabic s doklady má majitel jedno prostředí, kde vidí všechno vedle sebe.
Výhoda není v módnosti. Je v přehledu. Když si na konci měsíce chcete ověřit, kdo vám dluží a komu dlužíte vy, nemusíte nikam volat ani nic dohledávat. Informace je tam, kde má být. To šetří čas a hlavně nervy.
Účetnictví, které cashflow hlídá za vás
Moderní účetní systém zvládne to, co dřív zabíralo celé dny. Vede knihu závazků i pohledávek, pokladnu a banku. Příkazy k úhradě posílá elektronicky. Upomínky neplatičům generuje sám, stejně jako penalizaci — nemusíte na ně myslet vy.
Důležitá věc pro každého, kdo nechce mít starosti s termíny: systém hlídá aktuální legislativu. Kniha DPH i přiznání jsou navázané na platná pravidla. Když se mění legislativa, dodavatel systém průběžně aktualizuje. Vy tak nemusíte sami hlídat každou novelu a přepisovat si postupy ručně.
A pokud na účetnictví nepracujete sami, dá se práce rozdělit. Jeden pořizuje faktury, druhý je schvaluje a třetí platí. Každý uživatel má svá oprávnění. Vy si necháte poslední slovo a přehled o tom, kdo co udělal.
Funguje i mimo kancelář
Časté obavy ze složitého ovládání jsou většinou zbytečné. Systém může běžet v cloudu, takže do firmy nahlédnete i z domova nebo z chalupy — stačí počítač a připojení. Doklady se ukládají elektronicky, faktury i sestavy se dají poslat e-mailem nebo uložit do PDF. Tisknout a vozit šanony sem a tam už nemusíte.
Praktické je to třeba v situaci, kdy předáváte část vedení mladší generaci nebo dlouholeté účetní. Každý se k datům dostane odkudkoli, ale jen v rozsahu, který mu určíte. Firma tak nestojí na jednom šuplíku v jedné kanceláři.
Není kam spěchat — ale ani proč couvat
Přechod na takový systém není otázka jednoho odpoledne. Je to proces a dobrý dodavatel u toho s vámi sedí, nastaví ho podle vaší firmy a zaškolí lidi. Existují k tomu i pravidelná školení, kam se dá přijít a věci si v klidu osahat.
Roky praxe se nedají ničím nahradit — ty zůstávají vaše. Moderní nástroj je k nim jen doplněk. Stará pravda platí dál: dobré rozhodnutí poznáte podle toho, že vám ubyde starostí. A právě od toho má informační systém ve firmě být.
Autor: Saul informační systémy s.r.o.
